Communicatie
E-mails & notificaties
Welke e-mails BijPlanner stuurt, hoe je ze aanpast, en welke variabelen je kan gebruiken.
Welke e-mails stuurt BijPlanner?
| Naar wie | Wanneer | |
|---|---|---|
| Bevestiging boeking | Klant | Direct na de boeking |
| Nieuwe boeking | Jou / het teamlid | Direct na de boeking |
| Herinnering 24u | Klant | 24 uur voor de afspraak |
| Herinnering 2u | Klant | 2 uur voor de afspraak |
| Herplanning | Klant | Zodra jij of de klant een nieuwe tijd kiest |
| Annulering | Klant | Zodra de afspraak wordt geannuleerd |
| Bedankje na afspraak | Klant (optioneel) | 1 uur na de afspraak |
Elke e-mail kan je apart aan- of uitzetten en de tekst zelf aanpassen onder Instellingen → E-mails.
Onderwerp en tekst aanpassen
- Kies een template uit de lijst en pas onderwerpregel + inhoud aan.
- Gebruik variabelen (zie hieronder) om automatisch klant- en afspraakgegevens in te voegen.
- Onderin zie je een Voorbeeld-knop met een voorbeeld-boeking, zodat je precies weet hoe de e-mail eruit ziet.
- Ergens vastgelopen? Klik Herstel standaard om terug te gaan naar onze tekst.
Variabelen
Zet een variabele tussen dubbele accolades. Als er geen waarde bekend is (bijv. geen bedrijfsnaam ingevuld) laten we het veld leeg — geen rare "undefined" in de e-mail.
| Variabele | Wat het invult | Voorbeeld |
|---|---|---|
{{klant.voornaam}} | Voornaam van de klant | Jan |
{{klant.achternaam}} | Achternaam | Jansen |
{{klant.email}} | E-mailadres | jan@voorbeeld.nl |
{{klant.telefoon}} | Telefoonnummer | 06 12 34 56 78 |
{{klant.bedrijf}} | Bedrijfsnaam (optioneel) | Acme BV |
{{afspraak.type}} | Naam van het afspraaktype | Onderhoudsbeurt |
{{afspraak.datum}} | Datum in Nederlands formaat | maandag 8 juli 2026 |
{{afspraak.tijd}} | Starttijd | 14:00 |
{{afspraak.duur}} | Duur | 60 min |
{{afspraak.locatie}} | Adres, 'telefonisch' of 'video' | Damstraat 1, Amsterdam |
{{afspraak.herplan_link}} | Klikbare link om te herplannen | https://... |
{{afspraak.annuleer_link}} | Klikbare link om te annuleren | https://... |
{{afspraak.videolink}} | Videolink (bij videoafspraken) | https://meet.google.com/... |
{{bedrijf.naam}} | Jouw bedrijfsnaam | Acme BV |
{{bedrijf.telefoon}} | Jouw telefoonnummer | 020 123 4567 |
{{bedrijf.adres}} | Jouw bedrijfsadres | Kalverstraat 1, Amsterdam |
{{teamlid.voornaam}} | Voornaam van uitvoerend teamlid | Sanne |
{{teamlid.email}} | E-mail van het teamlid | sanne@acme.nl |
E-mails vanaf je eigen domein
Standaard versturen we e-mails vanaf een BijPlanner-adres. Wil je liever vanaf info@jouwbedrijf.nl? Dat kan:
- Ga naar Instellingen → E-mail → Eigen domein en vul je domein in.
- Wij geven je drie regels (DNS-records) die je bij je domeinbeheerder toevoegt.
- Zodra dat gedaan is, checken wij elke paar minuten automatisch of het klopt. Groen vinkje = klaar.
- Vanaf dan gaan alle e-mails vanaf jouw domein, met correcte afzender-authenticatie (SPF/DKIM), zodat ze niet in spam belanden.
Herinneringen aan- en uitzetten
Onder Instellingen → E-mails kan je per herinnering (24u en 2u) aan/uit zetten, en het aantal uur aanpassen als je een ander ritme wilt.
Tip. Nieuw e-mailtemplate gemaakt? Stuur eerst een test naar jezelf via de voorbeeld-knop — dan zie je hoe hij eruit ziet in Gmail/Outlook voordat een klant hem ontvangt.